Il vous arrive de créer de longs documents Word ?
Pour vous y retrouver plus facilement, il est souvent plus pratique de les
couper en plusieurs documents Word, un par chapitre par exemple. Mais alors
comment créer une table des matières de tout le document et être certains que
les pages soient bien numérotées ? Grâce à la fonction Document maître
de Word, vous allez pouvoir combiner plusieurs fichier Word au sein d'un unique
document.
Un document maître est un fichier Word qui contient les liens vers d'autres
fichiers Word appelés alors sous-documents. Notez que le contenu des
sous-documents n'est pas inséré à proprement parlé dans le document maître. Le
document maître ne contient que les liens vers les sous-documents et fonctionne
comme une sorte de vue globale. Pas question donc de supprimer les différents
sous-documents, ils restent nécessaires.
En consultant le document maître, le contenu des sous-documents est affiché de
manière transparente, comme si tout se trouvait dans le document courant alors
que chaque lien appelle en fait le contenu des sous-documents liés. Ainsi si
vous effectuez des modifications dans les sous-documents, les changements sont
automatiquement appliqués au document maître.
L'utilisation d'un document maître peut également être pratique pour la
rédaction d'un document à plusieurs. Vous pourrez ainsi répartir différentes
parties d'un document à plusieurs personnes, le document maître vous permettant
alors de regrouper tout le travail dans un document mis automatiquement à jour
suivant le travail de chacun.
Découvrez dans ce dossier comment créer un document maître et des
sous-documents à partir de zéro ou bien à partir de documents existants. Nous
verrons également comment ajouter une table des matières au document maître et
référençant le contenu de tous les sous-documents.
Créer
un document maître à partir de zéro
Si vous partez de zéro le plus simple est de commencer à créer le plan de votre
document directement dans le document Maître. Vous pourrez ensuite le découper
et assigner ainsi chaque chapitre à un sous-document et donc à un fichier
distinct.
1.
Créer
un nouveau document Word vierge.
2.
Enregistrez-le
en indiquant dans son nom que c'est un document maître. Cela vous permettra de
plus facilement de le voir dans l'explorateur Windows.
3.
Dans
Word, ouvrez l'onglet Affichage du ruban.
4.
Cliquez
sur l'icône Plans de la rubrique Affichages document.
5.
Commencez
alors à saisir les différents titres des chapitres et sous-chapitres de votre
document.
6.
Utilisez
la liste Niveau ou les flèches Abaisser ou Promouvoir pour
définir les niveaux des différents titres.
7.
Au
final, vous devez obtenir l'arborescence du plan de votre document.
8.
Cliquez
ensuite sur l'icône Afficher le document de la rubrique Document
maître de l'onglet Mode Plan.
9.
Sélectionnez
la totalité de votre plan (avec la souris ou le raccourci Ctrl + A
par exemple).
10.
Cliquez
alors sur le bouton Créer.
11.
Chaque
chapitre est alors séparé dans sa propre section.
12.
Enregistrez
le document maître.
13.
Chaque
section et donc chaque chapitre est enregistrée dans un fichier séparé. Si vous
allez dans le dossier où vous avez enregistré le document maître, vous verrez
que chaque chapitre dispose maintenant de son propre fichier.
14.
Cliquez
sur le bouton Fermer le mode plan pour revenir à l'affichage normale du
document maître.
15.
Vous
pouvez alors travailler séparément sur chaque fichier comportant un chapitre de
votre document.
16.
Les
changements que vous apportez à chaque fichier sont immédiatement répercutés
dans le document maître qui n'est qu'une vue de vos différents fichiers.
Créer
un document maître à partir de documents existants
Vous avez déjà séparé votre gros document en morceau, avec un fichier par
chapitre par exemple. Vous pouvez facilement les regrouper au sein d'un
document maître afin d'avoir une vue globale et de générer une table des
matières sur l'ensemble de votre travail.
1.
Tout
d'abord, veillez à regrouper vos différents documents dans un même dossier.
2.
Lancez
Word et créez un nouveau document.
3.
Enregistrez-le
tout de suite dans le dossier où se trouve les documents à regrouper.
4.
Ouvrez
l'onglet Affichage du ruban.
5.
Cliquez
sur l'icône Plans de la rubrique Affichages document.
6.
Cliquez
ensuite sur l'icône Afficher le document de la rubrique Document
maître de l'onglet Mode Plan.
7.
Cliquez
sur le bouton Insérer.
8.
Sélectionnez
le premier fichier et cliquez sur Ouvrir.
9.
Une
boite de dialogue s’ouvre alors. Répondez Oui pour tout. Les styles des
sous-documents et du document maître ne seront alors pas mélangés.
10.
Le
sous-document apparaît alors dans le document maître.
11.
Répétez
l’opération pour tous les sous-documents à ajouter au document maître.
Travailler
sur le long document
Désormais, vous avez plusieurs façons de travailler sur les différentes parties
de vos documents. Vous pouvez rester sur le document maître et afficher dedans
le contenu des fichiers liés. Vous pouvez apporter des modifications qui seront
répercutées dans les sous-documents. Sinon, vous pouvez afficher uniquement les
liens vers les sous-documents et les ouvrir rapidement dans des fenêtres
séparées. Dans tous les cas, vous pouvez facilement basculer d’un affichage
complet à celui des fichiers.
1.
Pour
afficher les chemins des fichiers, cliquez sur le bouton Réduire les
sous-documents.
2.
A
partir de là, il vous suffit de cliquer sur un lien tout en pressant la touche Ctrl
pour ouvrir le sous-document dans une nouvelle fenêtre et travailler dedans.
Enregistrez le fichier quand vous avez fini.
3.
Cliquez
sur Développer les sous-documents pour afficher de nouveau le contenu
des sous-documents.
4.
Vous
pouvez travailler directement dessus à partir du document maître.
5.
Enregistrez
votre document quand vous avez fini : les modifications sont enregistrées dans
les sous-documents.
6.
Notez
qu’à tout moment, vous pouvez quitter le mode plan et retrouver tous les outils
d’édition de Word en cliquant sur Fermer le mode plan.
7.
Pour
visualiser les séparations entre les sous-documents, cliquez sur l’icône Afficher
tout.
8.
Chaque
sous-document est délimité par des sauts de sections.
Créer
une table des matières générale
Vous pouvez facilement ajouter une table des matières à votre document maître,
indexant alors le contenu des sous-documents. Pour une belle présentation, vous
pouvez également ajouter des en-têtes et des pieds de pages, ajouter une page
de titre, du contenu propre au document maître, etc… bref mettre en forme votre
document maître comme vous le feriez avec n’importe quel document. Gardez
seulement à l’esprit que les modifications que vous apportez aux sections
relatives à un sous-document seront enregistrées dans les fichiers des
sous-documents.
1.
Développez
les sous-documents afin d’afficher le contenu des sous-documents dans le
document maître.
2.
Dans
le document maître, placez-vous à l’endroit où vous souhaitez insérer la table
des matières. Ouvrez l’onglet Références.
3.
Cliquez
sur le bouton Table des matières et choisissez un style de table des
matières pré défini.
4.
La
table des matières est insérée.
5.
Si
vous effectuez des modifications dans les sous-documents, cliquez sur le bouton
Mettre à jour la table pour actualiser la numérotation et les éléments
de la table des matières. Validez par Mettre à jour la table.
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